内容証明の書き方

内容証明郵便を書くときはいくつか注意点があります。下記の点に注意して作成してください。これが満たされないと、せっかく書いても受け付けてくれないので注意しましょう。
ここで出てくる「謄本」とは、内容証明を謄写した書面をいい、差出人及び郵便局において保管するものです。「内容文書」とは、受取人に送達する文書をいいます。

受け付けてくれるのは文書のみです。文書以外のもの（ex.図面、返信用封筒、小切手等）を同封することはできません。

謄本の字数、行数の制限は以下の通りです。内容文書（受取人に送達する文書）には特段の制限はありません。
縦書き：１行20字以内かつ1枚26行以内
横書き：次のいずれかです。
1行20字以内かつ1枚26行以内
1行13字以内かつ1枚40行以内
1行26字以内かつ1枚20行以内

(1)仮名（ひらがな、カタカナは問いません）
(2)漢字（常用漢字以外でも使えます）
(3)数字（算用数字、漢数字いずれも使えます）
(4)英字（固有名詞に限ります。）
(5)括弧
(6)句読点
(7)その他一般に記号として使用されるもの
→(5)(6)(7)については次のように規定があります。
・記号は1個で1字です。（ex.「＆」は1字です。「㎡」はｍと２で分けられるので2字です。「㎏」もｋとｇで2字です。「㍑（機種依存文字）」は4文字です）
・カッコは開きカッコと閉じカッコのセットで1文字です。（ex.「（7文字です）」は6文字です）ただし、行をまたぐ場合は、開きカッコの属する行で文字をカウントします。なので、閉じカッコのある行ではカウントしないということになります。
・文字や数字を円や三角、四角等の簡単な枠で囲っているものは（ex.「①」）、文字と囲いを分けます。ex.の場合だと2字です。
→ただし、文中の序列を示す記号として使用しているものはそれで1字とします。（ex.「(1)報酬額」は4文字です）
・傍点や下線がついている字は1字とします。

謄本の文字または記号を訂正、挿入及び削除をする場合は、その「字数」及び「箇所」を欄外または末尾の余白に記載（「12行目5字訂正」のように）し、差出人の印を押印して訂正、挿入及び削除をしていきます。この場合、その訂正や削除に係る文字は黒塗り等で消してはダメです。取り消し線を引く等で訂正前の内容をそのまま残しておきます。

謄本の枚数が複数になる場合は、契印をつづり目に押すことになります。押印する印章は、封筒に掲載された差出人の印章に限ります。行政書士が差出人になる場合は、行政書士の職印を押印します。なお、差出人が複数でない（1人だけ）の場合は、つづり目を明確に残す印章（契印等）であっても差し支えないとしています。

謄本の末尾余白に、郵便物の差出人と受取人の住所氏名を付記します。その住所氏名が、内容文書に記載されたものと同一のものである場合は、原則その記載を省略できます。なお、この付記は謄本の字数や枚数に算入されませんので、この付記をするために新たに枚数を追加することになっても料金の加算はありません。